Besöket från Länsstyrelsen blev en positiv erfarenhet

Beskedet kom med posten. Två byråer inom Freedom Group skulle lämna in ett antal handlingar och få besök av Länsstyrelsen i Västra Götaland.

Eftersom byråerna inte tidigare hade varit med om den här typen av tillsyn väckte beskedet både förvåning och frågor.

– Informationen var tydlig, men vi var inställda på en annan typ av tillsyn. Först efteråt förstod vi fullt ut att det här var något annat, säger Maria Hallén.

Omfattande förberedelser inför besöket

Byråerna fick några veckor på sig att förbereda sig. Inför besöket ville Länsstyrelsen bland annat ta del av rutinerna för övervakning av affärsförbindelser och transaktioner, rapportering till Finanspolisen, intern kontroll och utbildning av medarbetare.

Även lämplighetsprövning av anställda och rutiner för att skydda medarbetare mot hot och andra fientliga åtgärder ingick i underlaget.

Förberedelserna gav också anledning att se på det egna arbetet med nya ögon.

– När man ska visa sitt arbete för någon annan blir det tydligare vad man behöver förklara och förtydliga. Samtidigt kände vi att vi hade en bra grund att stå på.

Fokus på hur arbetet fungerar i praktiken

Vid platsbesöken deltog två representanter från Länsstyrelsen. Besöken genomfördes som djuplodande intervjuer och pågick i ett par timmar.

Förutom att beskriva sina rutiner visade Freedom Group också konkret hur de arbetar med kundkännedomsprocessen, hur information dokumenteras och sparas samt hur rutinen ser ut när nya kunder tas in.

– Vi ville ge en helhetsbild av hur arbetet fungerar på byrån. Det handlar inte bara om dokument och system, utan även om vilka personer som är involverade och hur vi kvalitetssäkrar processen från början till slut.

Inför besöket hade Maria Hallén förväntat sig många frågor om den allmänna riskbedömningen. I stället låg fokus på hur rutinerna används i det dagliga arbetet.

– De ville förstå hur processen verkligen fungerar i praktiken. Det var ganska annorlunda mot vad vi hade föreställt oss.

En dialog snarare än ett förhör

Under besöket fick byrån möjlighet att diskutera konkreta exempel och ställa frågor om vad som kunde utvecklas. Maria Hallén upplevde att Länsstyrelsen var generös med sin kunskap. Samtidigt tycker hon inte att byråerna behöver se besöket enbart som en kontroll, utan mer som en dialog.

– Vi fick bra input om vilka delar vi behövde bli tydligare inom och var vi kunde utveckla arbetet ytterligare. Det kändes mer som en dialog än ett förhör.

Hon lyfter särskilt värdet av att myndigheten och branschen får möjlighet att förstå varandras perspektiv.

– Om vi ska lyckas motverka ekonomisk brottslighet behöver vi arbeta tillsammans. Under besöket kändes det som att vi var på samma lag.

Ett krävande arbete

Samtidigt är arbetet krävande. En kundriskbedömning ska väga samman kundkännedom, risker i kundens verksamhet, de tjänster som kunden köper och vilka åtgärder som är mest effektiva för att hantera riskerna.

För Freedom Group, som närmar sig 500 medarbetare, är det särskilt viktigt att skapa en hög och jämn lägstanivå.

– Det är många människor som är involverade och det är ett komplext arbete där konsulterna verkligen uppmärksammar avvikande transaktioner och beteenden. Kundriskbedömningarna ska vara väldokumenterade med en tydlig koppling till byråns allmänna riskbedömning och de tjänster kunden köper. Riskerna ska vara tydligt motiverade, med motåtgärder och effekt på motåtgärden, säger Maria Hallén.

Förbättrar det digitala KYC-flödet

Den tematiska tillsynen ledde inte till någon individuell skriftlig återkoppling till byråerna. Däremot fick Freedom Group med sig flera insikter redan under samtalen.

Koncernen har ett eget byråstöd och en egen programvara för KYC, vilket gör det möjligt att utveckla processen internt.

– Vi såg att det mesta redan ingår i vårt arbete, men att de inte framgår tillräckligt tydligt i det digitala flödet. Nu arbetar vi med att förtydliga och förbättra flödet utifrån de insikter vi fick vid besöket.

Marias råd till andra byråer

Maria Halléns främsta råd till andra redovisningsbyråer som får besked om ett tematiskt platsbesök är att förbereda sig ordentligt.

Det räcker inte att ha styrdokument och rutiner på plats. Byrån behöver också kunna beskriva och visa hur arbetet bedrivs i praktiken.

– Det var en djuplodande intervju med många detaljerade frågor. Därför behöver man vara väl förberedd och kunna visa hur arbetet faktiskt går till. Spårbarheten bakåt är också viktig.

^{– För oss blev besöket från Länsstyrelen en positiv erfarenhet. Länsstyrelsen delade med sig av sin kunskap och vi fick syn på sådant som kan göra vårt arbete ännu bättre. Det var mycket värdefullt ur ett utvecklingsperspektiv, säger Maria Hallen, complianceansvarig inom Freedom Group.}

Läs mer

Läs mer om branschfrågor och penningtvätt här.