Från lönespecifikation till strategisk data

Vad menas med strukturerad lönedata?

Med strukturerad data menas förenklat att uppgifterna i lönespecifikationen inte bara skickas som ett färdigt dokument, exempelvis en PDF. I stället överförs informationen som separata datafält som kan läsas och hanteras digitalt. Uppgifter om exempelvis lön, frånvaro, ersättningar och förmåner kan då behandlas som data i stället för att enbart visas som information i ett dokument. 

Det öppnar för effektivare informationsflöden och nya digitala tjänster, men innebär också en viktig förändring: informationen blir lättare att bearbeta, kombinera och använda i andra sammanhang. Därför blir frågor om vem som bestämmer över informationen, för vilket ändamål den lämnas och hur den får användas allt viktigare. 

Vem bestämmer när informationsflödet förändras? 

Kivra har aviserat en förändring kring hantering och publicering av lönespecifikationer. I dialogen med Srf konsulterna och Srf Lönsam har flera frågor väckts. Kivra har bland annat hänvisat till ökade krav på digital tillgänglighet, men det är fortfarande oklart vilket konkret lagkrav som avses och vem det i så fall riktar sig mot. 

Srf konsulterna och Srf Lönsam har varit tydliga med sin utgångspunkt: en eventuell övergång till strukturerad data behöver vara kundstyrd och frivillig. En central fråga är därför instruktionskedjan. Initiativet till att lämna information från lönesystemet behöver komma från arbetsgivaren som kund – inte från mottagaren av informationen, i det här fallet Kivra. 

Arbetsgivaren behöver förstå och kunna ta ställning till vilka uppgifter som lämnas vidare, för vilket ändamål och på vilka villkor. Det behöver också finnas tydlighet kring personuppgiftsansvaret. För den anställde behöver det samtidigt vara tydligt hur personuppgifterna behandlas och vad förändringen innebär. 

Lönedata får ett allt större värde 

Frågan är större än Kivra. Information från löneprocessen används redan i en mängd olika sammanhang – från redovisning och myndighetsrapportering till pensioner, försäkringar, statistik och analys. I takt med ökad digitalisering, automatisering och AI blir strukturerad och tillförlitlig data dessutom allt mer värdefull. 

Det förändrar också lönefunktionens roll. Vi behöver självklart fortsätta säkerställa att rätt person får rätt lön i rätt tid. Men vi behöver också förstå vilken information vi förvaltar, vart den tar vägen och vad som händer med den när den lämnar löneprocessen. 

Dialogen med Kivra fortsätter. Men frågan som den väcker behöver lönebranschen diskutera redan nu:  

När lönedata får fler användningsområden – vem har då kontroll över hur den används?