Lönespecialister löste övergången till ett nytt system

När två verksamheter blir en ökar kraven på både struktur och kapacitet. För Kronans Apotek innebar sammanslagningen ett behov av ett mer avancerat lönesystem – samtidigt som den dagliga lönehanteringen behövde fungera utan avbrott.

För att klara både drift och förändring togs extern kompetens in.

– Vår lönehantering är inte outsourcad men de senaste åren har vi varit i behov av extra stöd på löneavdelningen. I ett projekt med att byta lönesystem och med specialkompetens vi behöver bredda teamet med, utvecklar Linda Hellström.

En mix av kunskap

Under systembytet behövdes både operativ avlastning och spetskompetens inom projektledning och systemimplementation. Samtidigt var det viktigt att involvera den interna organisationen.

– Jag sökte en mix av att behålla kunskapen från systembytet internt och ta in extra kompetens för att stötta upp under den mest krävande perioden. Framför allt när det kom till komplexa områden som konvertering av data och integrationer, och göra detta samtidigt som vi behåller en stabilitet i det dagliga lönearbetet.

Viktig egenskap

Valet föll på lönebyrån Passion for Payroll, som bidrog med både specialistkompetens och operativt stöd. Samarbetet har därefter fortsatt.

En avgörande faktor var transparens, menar Linda Hellström.

– Det är otroligt viktigt att ha en öppen dialog, att de lönekonsulter vi tar in är lyhörda samt har en förståelse för vår verksamhet och situationen vi befinner oss i. Här hittade vi verkligen rätt match.

– Det gjorde att verksamheten rullade på som den skulle före, under och efter systembytet.

Framtida lösningar

Erfarenheterna visar att kraven på lönekonsulter ökar, inte minst inom system och förändringsledning. Samtidigt är kärnan densamma.

– Men vi får aldrig glömma bort hur otroligt värdefullt det är med drivande konsulter med bred lönekompetens som snabbt kan sätta sig in i en lönekörning och leverera löner med hög kvalitet. Att lönen går ut till medarbetarna varje månad i rätt tid är ett måste för varje bolag.

^{– Genom att hyra in lönekonsulter får vi den extra kompetens vi behöver, när vi behöver den. Men lika viktig som kompetensen är de personliga egenskaperna. De vi tar in måste matcha vårt team, säger Linda Hellström, Head of Payroll vid Kronans Apotek.}

^{– Att hjälpa en organisation in i ett nytt system är ett stort arbete. Tekniskt kunnande, en vilja att verkligen lära känna organisationen och människorna som jobbar i den är viktigt, säger Jennie Weidlertz, årets Auktoriserade Lönekonsult 2024 och en av experterna vid Passion for Payroll som jobbar med Kronans Apotek.}