AI minskade den manuella lönehanteringen med 40 procent

Ocab är en nordisk koncern med omkring 1 500 anställda i Sverige, fördelade på åtta organisationsnummer. Verksamheten omfattar både tjänstemän och ett stort antal kollektivanställda med många olika typer av tillägg att hantera i löneberedningen. Tre kollektivavtal och många lokala avtal att hantera.

Det ställer höga krav på lönefunktionen, inte minst när medarbetare byter bolag eller kollektivavtal under pågående semesterår.

I mars 2025 bytte Ocab från Visma Lön 600 till det AI-baserade lönesystemet Aqord från Intly. Redan under implementeringen blev AI ett viktigt verktyg.

– AI var en stor hjälp när vi skulle validera data, tolka underlag och jämföra information i det gamla och det nya systemet. Vi kunde också använda AI för att analysera, dokumentera och implementera kollektivavtal, säger Åsa Jones.

Mindre manuell hantering

Effekten på det dagliga arbetet kom snabbt. Bara genom att införa det nya systemet minskade den manuella hanteringen med omkring 30 procent. Efter ett års användning och fler AI-baserade funktioner hade minskningen enligt Åsa nått omkring 40 procent.

Systemet kan bland annat kontrollräkna lönearter utifrån varje individs förutsättningar, följa förändringar i semesterskulden och analysera tidigare lönekörningar för att tydliggöra avvikelser.

– Som lönechef uppskattar jag att vi kan mäta hur många löner som går helt automatiskt och hur många som kräver manuell handpåläggning. Det gör det tydligt vilken effekt som förändringarna faktiskt får.

AI används även i systemleverantörens support och produktutveckling, vilket enligt Åsa har gjort det möjligt att snabbare få hjälp och få tillgång till nya funktioner.

AI används även utanför själva lönekörningen

En viktig lärdom är att möjligheterna med AI inte begränsas till själva löneberäkningen.

– När man tänker AI och lön är det lätt att fokusera på själva lönesystemet. Men lönefunktionen arbetar med många processer där AI kan vara ett stöd, till exempel dokumenthantering, mejl, ärenden, service och leverans.

På Ocab började även lönespecialisterna själva använda verktyg som Claude och ChatGPT för att bland annat ta fram guider och dokument.

Åsa pekar på medarbetarnas engagemang som en viktig del av förändringen.

– Jag hade förmånen att arbeta med väldigt AI-intresserade lönespecialister som själva tog initiativ och testade nya arbetssätt. Det är avgörande att det finns ett driv och intresse i gruppen. Som ledare behöver man också våga vara nyfiken och tänka nytt.

Människan behövs fortfarande

Trots effektiviseringsmöjligheterna ser Åsa inte AI som en ersättare för lönekompetensen.

– AI är här för att stanna, men den mänskliga faktorn kommer fortfarande att behövas. AI är ett hjälpmedel som vi behöver lära oss att använda. Sådant som tidigare tog lång tid kan i dag göras med några knapptryck.

Samtidigt kräver löneområdet särskild försiktighet eftersom verksamheten hanterar stora mängder känsliga uppgifter.

– Man måste validera informationen och använda sitt omdöme. Att till exempel inte lägga in personuppgifter i öppna AI-tjänster som Claude eller ChatGPT är en självklarhet.

IT var med från början

När Ocab valde det nya lönesystemet involverades IT-avdelningen tidigt. Den deltog under hela implementeringen, hjälpte till att formulera krav och granska riskerna.

Eftersom lösningen byggde mycket på AI fanns det också en viss osäkerhet i organisationen.

– Några i styrgruppen var skeptiska till det nya AI-systemet. Därför såg vi till att ha en tydlig exitstrategi i avtalet om implementationen inte skulle fungera som utlovat. Vi märkte ganska snabbt att den inte skulle behöva användas, men det var tryggt att ha den på plats.

Ett annat centralt krav var att systemet skulle kunna hantera verksamhetens kollektivavtal och de komplexa situationer som uppstår när medarbetare byter bolag och avtal.

– Många av våra medarbetare byter både kollektivavtal och bolag inom Ocab. Det kan ske mitt under ett semesterår, och systemet måste kunna hantera den komplexiteten.

Kompetensen blir ännu viktigare

Åsas erfarenhet är att AI kan frigöra tid och minska manuell hantering, men att utvecklingen samtidigt ställer nya krav på lönefunktionen.

Det räcker inte att införa ny teknik. Organisationen behöver kunna bedöma vilka processer som lämpar sig för automatisering, kontrollera resultaten och förstå vilka risker som finns.

– Det finns väldigt mycket att använda AI till redan i dag, och det kommer sannolikt ännu mer. Men vi behöver lära oss att använda verktygen på rätt sätt.

^{*Fotnot: Vid intervjutillfället arbetade Åsa Jones som lönechef på Ocab. Hon arbetar i dag som interimskonsult inom lön.}

^{Ocab är en nordisk koncern som arbetar med skadeservice, sanering och fastighetsunderhåll samt hjälper till att förebygga, utreda och åtgärda skador samt miljöproblem i byggnader. Ocab har omkring 1500 anställda i Sverige}

Vill du lära dig använda AI i lönearbetet?

På kursen AI för lönekonsulter får du kunskap om hur AI kan användas som stöd i ditt arbete och hur tekniken kan bidra till smartare och effektivare arbetssätt.